Um dos principais motivos para que as empresas se preocupem com a gestão de telefonia é, sem dúvida, o financeiro.
De acordo com uma matéria veiculada pela Revista Exame em 2020, as cobranças indevidas em telefonia afetam 6 a cada 10 usuários.
Se considerarmos essa situação no âmbito empresarial, cujos valores que são operados são geralmente muito maiores, o custo elevado em telefonia pode comprometer e muito o orçamento das organizações.
É por isso que uma boa gestão de telefonia se torna essencial. Para evitar mau uso, desperdícios e cobranças indevidas.
Quando se fala em uso de serviços de telefonia nas empresas, é preciso pensar no estritamente necessário para as atividades empresariais.
Segundo a Anatel (Agência Nacional de Telecomunicações), dentre as principais reclamações que são recebidas contra as operadoras de telefonia, as principais se referem a cobranças indevidas. Isso tanto nas contas de telefonia móvel individuais como nos planos de celulares corporativos.
Vamos te falar aqui 3 erros que você pode e deve evitar na gestão de telefonia celular da sua empresa para controlar seu custo em serviço de telefonia.
1- Esquecer o contrato na gaveta
Se você é aquele tipo de gestor que preocupa demais com todos os detalhes do contrato, mas somente na hora de contratar, saiba que você está em risco de ter o custo do seu plano acima da sua necessidade. Isso se não tiver outros problemas com falta de cumprimento de contrato e até cobranças indevidas.
A pesquisa que citei acima, da Anatel, mostrou que muitos usuários que reclamam dos serviços de telefonia, é porque quando vão ver não estão recebendo o que foi contratado.
É claro que saber o que está contratando na hora de contratar é importante, mas não se pode depois perder de vista nenhum detalhe. Especialmente no âmbito empresarial que envolve muitas informações, o ideal é ter um monitoramento periódico dos contratos durante o período de vigência de serviços contratados.
Ou seja, de tempos em tempos, se possível todos os meses é importante rever o contrato, juntamente com as faturas de cobranças, se estão batendo em serviços prestados e valores pactuados para pacotes de serviços e tarifas.
Fazendo uma auditoria cuidadosa, qualquer divergência será rapidamente identificada e você pode contestar junto à operadora por qualquer situação que não atenda ao que foi contratado.
2- Não monitorar as faturas de forma setorizada
Por incrível que pareça esse é um dos erros mais cometidos pelas empresas. Deixar de fazer um monitoramento e controle dos serviços usados pelos diferentes setores e colaboradores da organização.
Na verdade, na prática, fazer esse controle muitas vezes melindra as relações humanas com os colaboradores, que podem achar que a empresa está desconfiando, está com pegação no pé, e coisas desse tipo.
Ou até por falta de uma metodologia implementada para essa finalidade, de pessoa específica para fazer e como fazer.
O fato é que quando a empresa não monitora, ela também não tem controle dos gastos. E para que uma organização funcione bem, é importante que todos os trabalhadores estejam conscientes e alinhados com a organização. Inclusive com a visão de reduzir custos e melhorar o desempenho financeiro da organização.
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A empresa deve implementar o controle das faturas de serviços de telefonia e dados, se possível de forma sistematizada, para facilitar a gestão e torná-la eficiente, coletando os dados e informações, identificando uso por setor e análises da aplicação dos recursos nesses serviços.
Dessa forma, qualquer tipo de situação que esteja em desacordo com o contrato com a operadora também pode ser percebido e solucionado.
3. Cair na armadilha da Renovação automática
Esse é outro erro muito mais comum do que deveria. Parece ser uma coisa natural do ser humano, gostar do que está mais fácil.
A renovação automática tem esse aspecto de “facilitar a vida do cliente”. Você muitas vezes assina no próprio contrato que ele se renova automaticamente em condições tais e tais. E quando chega o momento de renovar, sob a justificativa dos que vendem o serviço de que você não terá dor de cabeça com isso, você nem vê direito o que está renovando, recontratando. Muitas vezes nem lê o que a empresa manda.
E pior, deixa de avaliar outras operadoras e outras ofertas que poderiam te dar muito mais vantagem em qualidade, serviços e preços.
Não é incomum, por exemplo, situações em que as operadoras fazem uma campanha super vantajosa no primeiro ano e na renovação depois alteram completamente os valores e condições de serviços. Tem que ficar de olho!
Não cometa esse erro em sua empresa. Antes de renovar qualquer serviço refaça sempre as pesquisas de concorrência de preços a partir do perfil de consumo, o tráfego da telefonia e os custos habituais da empresa, para poder optar pelo que melhor lhe servir e convier.
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O mesmo conceito que se deve adotar na hora de renovar o seguro de casa, do carro, de vida, o plano de saúde. Você não pode cair na armadilha da renovação automática e nem ir caindo na conversa do vendedor. Pelo contrário, precisa analisar as novas propostas, comparar e buscar o melhor custo-benefício para a empresa, sempre!
Conclusão
É fato que investir em comunicação nas empresas hoje é inevitável. Nenhuma empresa sobrevive sem contar com os serviços de telefonia e de dados hoje em dia. Impossível.
Mas o que a gestão empresarial precisa fazer é procurar sempre o melhor custo-benefício. Ter qualidade em comunicação nem sempre significa pagar caro por isso.
Neste artigo eu falei dos 3 principais erros para um gestor não cometer para ter um custo com telefonia controlado e até reduzido.
Como especialistas em controle de custos nós podemos afirmar que um bom controle nos serviços de telefonia pode impactar de forma muito significativa no orçamento financeiro da empresa.
E um bom controle é evitar os erros de não conferir o contrato periodicamente, não controlar as faturas e uso setorizado e não cair na armadilha dos contratos a perder de vistas (que renovam ali automaticamente sem novas análises).
É muito importante que o controle e análise dos custos com telefonia e dados seja um compromisso de toda a equipe de trabalho. Ainda mais em tempos de crise, quando economizar dinheiro é sempre a melhor alternativa.
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