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5 dicas para reduzir os custos da comunicação nesse novo mundo totalmente digital

O novo cenário de vida fez com que as tecnologias digitais se tornassem ainda mais essenciais para as empresas.

Neste artigo vamos te explicar como as tecnologias se tornaram tão indispensáveis e envolvem mudanças também na gestão de custos.

Como gestão de custos com telecomunicações é a nossa especialidade, vamos te dar 5 dicas para te ajudar na gestão e redução desses custos em sua empresa.

O mundo mudou e exige adaptação nos processos comunicativos?

Não podemos negar que o mundo em que vivíamos antes da pandemia do coronavírus nunca mais voltará a ser o mesmo.

As mudanças nos últimos meses diante dos números alarmantes de contaminação e mortes pela doença foram radicais.

As medidas para que as pessoas do mundo inteiro se protegessem requereu isolamento social, mudando completamente e de forma abrupta, as rotinas e a forma como as pessoas se relacionavam e se comunicavam.

Com a mudança nos hábitos e nas necessidades das pessoas, a demanda por determinados tipos de serviços também mudou.

Os serviços de delivery, por exemplo, que era um opcional, de repente se tornou obrigatório para qualquer estabelecimento que quisesse permanecer funcionando.

Se isto antes era uma tendência que sequer era aderida em todos os lugares, hoje é uma necessidade essencial, tanto para o consumidor, que precisa dos produtos, como para os donos de empresas, que precisam continuar com suas atividades.

A forma de trabalho também sofreu grandes mudanças com a implementação quase que imediata e repentina do home-office em todas as atividades que fossem possíveis.

E assim, tudo aquilo que pudesse ser resolvido por telefone ou on-line passou a ser resolvido assim, para evitar os contatos sociais e as aglomerações e uma coisa é certa, muito de tudo isso deve permanecer pós-pandemia.

A tecnologia ocupou um papel central, favorecendo o cenário para que as mudanças e o isolamento social fossem possíveis. Mas é claro que isso gera custos.

Se não podemos dizer que a pandemia foi responsável por criar uma nova tendência digital, porque isto já vinha acontecendo, uma coisa é certa, ela acelerou de forma muito significativa as mudanças que poderiam demorar até anos para ser implantadas.

Foi preciso que nos adaptássemos rapidamente, principalmente às formas de comunicação, investindo em tecnologias, que além do custo de investimento inicial como a compra de computadores, notebooks, celulares, tablets, etc, também envolve o custo de manutenção, com planos de acessos à internet, serviços telefônicos, usos de aplicativos e serviços diversos.

Mas em um cenário de pandemia e consequentemente de crise e adaptação, como é possível reduzir esses custos?

Vamos lá, nós da Technocorp somos especialistas justamente nisso e vamos te dar 5 dicas para te ajudar na gestão e redução desses custos.

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1 – Análise das Faturas Telefônicas

Analise cada gasto de suas faturas telefônicas mensalmente para saber as ligações que estão gerando mais custos e as que tem a possibilidade de usar outro tipo de comunicação VOIP (Voice Over Internet Protocol) que significa algo como voz por protocolo de internet e nada mais é do que o uso de aplicativos de comunicação que utilizam apenas o seu acesso à internet.

Ao mesmo tempo em que a tecnologia trouxe a necessidade de investimento e alguns custos adicionais nos processos comunicativos, ela também dispõe de recursos, que se bem administrados, podem gerar economias significativas.

A migração dos contatos realizados por ligações telefônicas para contatos por chamadas de áudio ou vídeo-chamadas em aplicativos como Skype, WhatsApp e Telegram é uma das medidas que pode representar uma grande economia na sua conta telefônica.

A análise da fatura e das ligações também permite que você entenda melhor os valores dos serviços que está usando e identifique eventuais erros que podem ocorrer por parte da operadora, de seus funcionários, enfim, te dará mais segurança de pagar pelo que realmente necessita consumir.

 2 – Orientação aos usuários

Para reduzir custos na comunicação é necessário criar regras de uso conforme as decisões que o gestor toma e informar a todos os usuários dos serviços, no caso da empresa, a todos os colaboradores, deixando claro como cada um pode e deve utilizar os recursos de comunicação disponíveis.

3 – Reveja os Contratos de serviços

É claro que as operadoras de serviços também estão se adaptando ao novo cenário de vida, criando novos planos com pacotes que podem ser mais viáveis para a realidade da sua empresa hoje do que o que já tinha contratado.

Veja também:

Por isso é interessante fazer sua análise de contratos e ver o que há disponível no mercado para comparar e definir planos que sejam mais interessantes para a realidade de uso da empresa nesse momento.

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A revisão dos contratos com uma certa periodicidade para análise dos planos já é recomendada, mas em um cenário de mudanças como o que vivemos hoje, ela é essencial para a melhor gestão dos custos com os processos comunicativos.

4 – Use o E-mail

Não se esqueça do bom e velho e-mail, uma das ferramentas tecnológicas que revolucionou nossa forma de comunicação nas décadas anteriores e que continua sendo uma excelente opção de comunicação.

Embora não dê para substituir todas as chamadas de voz por uma mensagem escrita, especialmente quando o assunto requer uma resposta imediata, em muitos casos pode até ser bastante viável.

Além de ser gratuito, enviar um e-mail é rápido e permite anexar documentos, fotos, vídeos, áudios e assim otimizar o processo de comunicação, tornando-o muito mais prático do que fazer uma ligação, ou precisar de várias delas para explicar ou entender assuntos mais complexos.

5 – Separação de custos por setor

Quando a empresa tem um número grande de colaboradores e setores, os custos podem ser mais difíceis de ser administrados de uma forma geral, então é interessante separar os custos com telefonia e internet por setor.

E assim, encarregar cada gerente do controle de sua área para reportar à administração de custos geral de forma já detalhada.

Com esta segmentação o gestor de custos pode acompanhar de perto o comportamento e uso dos serviços por cada setor da empresa e até mesmo subsidiar suas decisões e estratégias de redução conforme a necessidade de cada área.

Agora você já sabe, o mundo é tecnológico e digital e nossa comunicação nunca mais será a mesma sem esses recursos.

E nós, da TechnoCorp estamos à disposição com informações e serviços para te ajudar. Continue acessando nossos conteúdos para saber tudo o que rola nesse novo normal.

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